Polityka prywatności

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych zbieranych w związku z korzystaniem z aplikacji mobilnej TruckMaestro oraz serwisu internetowego truckmaestro.com jest:

• TheSEO Damian Wysocki
• NIP: 8251869082
• Adres: ul. Majora Hubala 6/1A, 43-100 Tychy
• E-mail: kontakt@truckmaestro.com

Jeśli dołączysz do Firmy, Firma jest odrębnym administratorem danych w zakresie, w jakim przetwarza je do własnych celów, w szczególności do prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców i obowiązków z tym związanych. TheSEO udostępnia Firmie narzędzia do tego celu zgodnie z Regulaminem.

2. Jakie dane przetwarzamy

Dane podawane przy rejestracji:

• adres e-mail
• hasło (przechowywane wyłącznie w formie zaszyfrowanej, zahaszowanej)
• imię i nazwisko (podpisujemy nimi raporty)
• przy logowaniu kontem Google lub Apple: identyfikator konta u dostawcy i adres e-mail

Dane ewidencji i konta: dni pracy i czynności (jazda, inna praca, dyspozycyjność, odpoczynek), miejsca i godziny, przekroczenia granic, pojazdy i naczepy, kilometry, palety, tankowania, wydatki, zlecenia, uprawnienia i terminy dokumentów (np. prawo jazdy, karta kierowcy, badania), ustawienia (kraj bazy, waluta, stawki do szacunku wynagrodzenia) oraz dokumenty i zdjęcia, które sam wgrywasz.

Pliki z tachografu (.DDD): jeśli je zaimportujesz, przechowujemy oryginalny plik i wynik jego analizy. Pliki zawierają dane z karty kierowcy lub pamięci pojazdu.

Lokalizacja (GPS): Aplikacja korzysta z lokalizacji wyłącznie w trakcie dnia pracy i tylko po udzieleniu zgody w systemie telefonu. Wykorzystujemy ją do wpisania miejscowości, wykrywania przekroczeń granic i liczenia kilometrów, także przy wygaszonym ekranie, jeśli wybierzesz zgodę „zawsze”.

• punkty trasy (współrzędne, czas, prędkość) przechowujemy przez 90 dni, po czym są usuwane
• Firma widzi Twoją lokalizację wyłącznie wtedy, gdy sam włączysz jej udostępnianie w ustawieniach
• nie śledzimy lokalizacji poza dniem pracy, nie sprzedajemy jej i nie udostępniamy reklamodawcom

Podpisy i potwierdzenia: podpisy składane na ekranie przy potwierdzeniach dostaw i przekazaniu pojazdu oraz dane odbiorców, które sam wprowadzisz.

Kontrola drogowa: na Twoje polecenie tworzymy link tylko do odczytu i kod QR dla kontrolującego, ważne 24 godziny albo do odwołania. Kontrolujący widzi dane z widoku kontroli: dane kierowcy, pojazd, ostatnie 28 dni, ważne uprawnienia i dzisiejsze dokumenty.

Asystent AI i odczyt dokumentów: treść pytań, dane liczników potrzebne do odpowiedzi oraz zdjęcia dokumentów przesyłane do odczytu.

Płatności: płatności za subskrypcje i faktury obsługuje Stripe. TruckMaestro nie przechowuje numerów kart płatniczych. Dane rozliczeniowe podane przy zakupie (a przy zakupie na firmę także nazwa firmy i NIP) są przekazywane do Stripe i zapisywane w naszym rejestrze transakcji na potrzeby ewidencji sprzedaży wymaganej przepisami podatkowymi.

Dane techniczne i wiadomości do nas: platforma i wersja Aplikacji, token urządzenia do powiadomień push (jeśli je włączysz), logi błędów serwera oraz treść wiadomości wysłanych formularzem „Napisz do nas” wraz z danymi konta potrzebnymi do odpowiedzi.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

• Świadczenie usługi (rejestracja, logowanie, ewidencja, liczniki, raporty, ustawienia) - art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy)
• Przetwarzanie lokalizacji GPS (miejscowości, granice, kilometry) - art. 6 ust. 1 lit. b RODO (po udzieleniu zgody na lokalizację w systemie urządzenia)
• Udostępnianie lokalizacji Firmie - art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda, którą włączasz i wyłączasz w ustawieniach)
• Powiadomienia push, przypomnienia o przerwach, odpoczynkach i terminach dokumentów - art. 6 ust. 1 lit. b RODO (po włączeniu powiadomień na urządzeniu)
• Asystent AI i odczyt dokumentów, planer trasy, import z tachografu, kontrola drogowa, program poleceń - art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy)
• Panel Firmy - art. 6 ust. 1 lit. b RODO; archiwum dokumentacji czasu pracy w Firmie - art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny ciążący na Firmie)
• Obsługa płatności i wystawianie faktur - art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO (umowa i przepisy podatkowe)
• Odpowiadanie na wiadomości, diagnostyka i naprawa błędów, bezpieczeństwo i zapobieganie nadużyciom, dochodzenie i obrona roszczeń - art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes)
• Informacje o nowościach i ofertach TruckMaestro wysyłane e-mailem - art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda wyrażona przy rejestracji albo w ustawieniach, którą można w każdej chwili wycofać)

Podanie danych potrzebnych do założenia konta jest dobrowolne, ale niezbędne do korzystania z Aplikacji. Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne; ostrzeżenia o naruszeniach mają charakter pomocniczy.

4. Pliki cookies i pamięć przeglądarki

Serwis używa pamięci przeglądarki (localStorage) wyłącznie do działania aplikacji: utrzymania sesji logowania, zapamiętania motywu i kodu polecenia z linku. Są to rozwiązania niezbędne, niewymagające zgody. Nie używamy plików cookie analitycznych ani reklamowych, nie korzystamy z Google Analytics, Meta Pixel ani innych narzędzi śledzących.

Strona internetowa ładuje czcionki z Google Fonts (Google LLC) oraz kafelki map z serwisu OpenFreeMap, co wiąże się z przekazaniem adresu IP odwiedzającego tym dostawcom.

5. Komu przekazujemy dane

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym podmiotom, wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi:

• Hetzner Online GmbH (Niemcy) - dostawca infrastruktury serwerowej, na której przechowywane są dane Aplikacji; serwery znajdują się na terenie Unii Europejskiej
• Stripe - obsługa płatności online
• Anthropic, PBC (USA) - zewnętrzny dostawca usług AI, który odpowiada na pytania asystenta i odczytuje zdjęcia dokumentów; przekazujemy wyłącznie treść pytania, niezbędne dane liczników albo zdjęcie, w celu wykonania odpowiedzi lub odczytu, a nie w celu trenowania modeli
• Expo (650 Industries, Inc.) (USA) - doręczanie powiadomień push do Aplikacji (token urządzenia i treść powiadomienia)
• Google LLC i Apple Inc. - logowanie kontem Google lub Apple, jeśli je wybierzesz; Google dostarcza też czcionki dla strony internetowej
• Usługi map, tras i wyszukiwania miejsc oparte na OpenStreetMap: OpenFreeMap (kafelki map), FOSSGIS (Valhalla) i OSRM (wyznaczanie tras), Photon (Komoot GmbH) i Nominatim (OpenStreetMap Foundation) (wyszukiwanie miejsc). Do wyznaczenia trasy lub nazwy miejscowości przekazujemy współrzędne punktów albo wpisane hasło, bez danych konta
• Discord Inc. (USA) - jeśli ta integracja jest włączona, wewnętrzny kanał, na który trafiają wiadomości z formularza „Napisz do nas” (treść i dane konta nadawcy)
• Dostawca poczty e-mail - wysyłka wiadomości związanych z Kontem
• Firma, do której dołączysz - w zakresie opisanym w Regulaminie, a także podmioty wskazane przez Firmę, np. certyfikowana platforma eFTI lub system TMS, na jej polecenie
• Kontrolujący - wyłącznie przez link lub kod QR utworzony przez Ciebie

Anthropic, PBC, Expo (650 Industries, Inc.), Discord Inc., Google LLC, Apple Inc. oraz Stripe mają siedzibę lub podmioty w Stanach Zjednoczonych. Przekazanie danych odbywa się w oparciu o mechanizmy zapewniające odpowiedni poziom ochrony wymagany przez RODO: standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską i/lub uczestnictwo tych podmiotów w programie EU-U.S. Data Privacy Framework. Aktualny status certyfikacji można sprawdzić w rejestrze dataprivacyframework.gov.

Nie sprzedajemy danych osobowych i nie przekazujemy ich reklamodawcom.

6. Okres przechowywania danych

• dane Konta i ewidencji - do usunięcia Konta; po zgłoszeniu usunięcia mija 14 dni karencji (w tym czasie można je cofnąć), po czym dane są trwale usuwane
• punkty trasy GPS - 90 dni
• faktury i dane rozliczeniowe - przez okres wymagany przepisami podatkowymi (zasadniczo 5 lat od końca roku podatkowego)
• archiwum dokumentacji czasu pracy w Firmie - do końca roku kalendarzowego, w którym odszedłeś z Firmy, powiększonego o 10 lat (zatrudnieni na umowę o pracę) albo o 2 lata (pozostali); dotyczy wyłącznie okresu pracy w tej Firmie
• link i kod QR dla kontrolującego - 24 godziny albo do odwołania
• zgoda na informacje o nowościach i ofertach - do jej wycofania albo usunięcia Konta; zapisujemy datę jej udzielenia i wersję dokumentów, pod którą została udzielona
• wgrane dokumenty i zdjęcia - do ich usunięcia przez Ciebie albo do usunięcia Konta
• wiadomości do nas - przez czas potrzebny do obsługi zgłoszenia i ewentualnego dochodzenia lub obrony roszczeń

Możesz w każdej chwili zażądać usunięcia Konta i wszystkich powiązanych danych, z wyjątkiem danych, których przechowywanie jest wymagane przepisami prawa.

7. Prawa użytkownika

Zgodnie z RODO każdemu użytkownikowi przysługuje prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych (eksport wszystkich danych pobierzesz w ustawieniach Aplikacji)
• sprostowania nieprawidłowych danych
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”)
• ograniczenia przetwarzania
• przenoszenia danych do innego administratora
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym w celach marketingowych
• wycofania zgody w każdym momencie (zgodę na informacje o nowościach i ofertach wycofasz w ustawieniach Konta), bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem

W celu realizacji powyższych praw możesz skorzystać z ustawień Aplikacji albo skontaktować się z administratorem pod adresem kontakt@truckmaestro.com.

Masz również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, czyli Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, jeśli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy RODO.

8. Bezpieczeństwo danych

Dane przesyłane między Aplikacją a serwerem są szyfrowane protokołem TLS. Hasła użytkowników przechowywane są w formie zahaszowanej, niemożliwej do odczytania nawet przez administratora systemu. Dostęp do danych w panelu administracyjnym mają wyłącznie upoważnione osoby, a czynności administratorów są rejestrowane.

9. Zmiany Polityki prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności. O istotnych zmianach użytkownicy zostaną poinformowani wiadomością e-mail lub komunikatem w Aplikacji. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na stronie truckmaestro.com/prywatnosc.

Pytania dotyczące przetwarzania danych osobowych można kierować na adres kontakt@truckmaestro.com.